Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury? Jak zabezpieczyć się na wypadek braku płatności?

Jednym z największych problemów polskiej gospodarki są nieuregulowane należności. Obliczono, że gospodarka traci na tym 100 mld zł rocznie. Dlaczego firmy nie płacą za wykonane usługi? Jak się przed tym zabezpieczyć i jak z tym walczyć?

Dlaczego firmy nie płacą faktur? Kto korzysta na kredytach kupieckich?

Faktur nie opłacają zarówno duże, jak i małe firmy. Duże przedsiębiorstwa nie opłacają faktur na czas, korzystając ze środków, które powinni przelać. W ten sposób pieniądze, które powinni przelać wykonawcy usługi, którą zlecili, wykorzystują na inne cele, bez konieczności brania oprocentowanego kredytu bankowego. Oczywiście wykonawca do niezapłaconej faktury również może naliczyć odsetki, ale zgodnie z ustawą o terminach płatności w transakcjach handlowych są one niewielkie.

Małe firmy, które nie płacą faktur w terminie, często same mają problemy z płynnością finansową. Wystarczy, że kilku kontrahentów naszego klienta nie zapłaciło za faktury, za które nasz klient musiał zapłacić podatek VAT. Niestety, jak wykazują różne badania, w naszym społeczeństwie panuje przekonanie, że za faktury (i nie tylko) płaci się dopiero wtedy, gdy ktoś się o pieniądze wyraźnie upomina. Są także mikroprzedsiębiorcy, którzy żerują na innych firmach i już na początku współpracy nie zamierzają zapłacić za żadną wystawioną fakturę. Dlatego warto ubezpieczyć się na takie okoliczności.

Jak zabezpieczyć interesy swojej firmy na wypadek niezapłaconej faktury?

Pierwszą, naczelną zasadą, jest zasada ograniczonego zaufania. W związku z nią na wykonanie każdej usługi należy podpisać umowę. Oczywiście polskie prawo przewiduje możliwość zawierania umów ustnych, ale w przypadku braku płatności, trudno będzie odzyskać należne nam pieniądze. Warto także wysłać formularz zamówienia usługi, który klient wypełnia i odsyła wraz z umową.

Dobrą praktyką, stosowaną przede wszystkim przez freelancerów jest pobieranie zaliczki lub zadatku – pamiętajmy, że obie formy różnią się od siebie, dlatego rodzaj przedpłaty wybierzmy mądrze.

Jeśli w trakcie wykonywania usługi kontaktujemy się ze zleceniodawcą telefonicznie lub omawiamy szczegóły na spotkaniu przy kawie, po każdej takiej rozmowie warto dobrze jest wysłać maila potwierdzającego rozmowę i ustalenia, do jakich obie strony podczas niej doszły.

Na koniec zlecenia warto jest wysłać protokół odbiorczy zlecenie, choć jeśli klient nie zamierza zapłacić, to najprawdopodobniej tego formularza już nam nie odeśle.

Co zrobić, gdy klient nie zapłacił faktury?

Wystawiając fakturę, najlepiej jest dać możliwie najkrótszy termin do zapłaty, czyli 14 dni. Po upływie terminu warto najpierw do klienta zadzwonić – być może pracowaliśmy dla osoby, która nie zawsze o wszystkim pamięta, ale ma dobre zamiary. W tym przypadku ustalmy termin do zapłaty nie dłuższy niż 3 dni.

Gdy i to nie poskutkuje, należy listem poleconym za potwierdzeniem odbioru wysłać ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Najlepiej dołączyć do niego kopie wszystkich dokumentów, które działają na naszą korzyść – umowę, formularz zlecenia, formularz odbioru. Darmowe przykłady takich wezwań znajdziemy w internecie i na tym etapie nie potrzebujemy jeszcze pomocy specjalisty.

Takie wezwanie często działa i na konto zleceniobiorców trafiają należne środki. Jeśli jednak i ta droga zawiodła, pozostają nam trzy drogi. Możemy taką sprawę oddać do firmy windykacyjnej, ale jest to najmniej profesjonalne rozwiązanie – warto wcześniej upewnić się, jak działa taka firma.

Drugim sposobem jest oddanie sprawy do e-sądu. Tę metodę chwali sobie coraz więcej firm, ponieważ e-sądy działają bardzo szybko, a zgłoszenie sprawy jest bardzo uproszczone. W razie wątpliwości można skorzystać z instrukcji obsługi. Jednak w e-sądzie nie możemy przedstawić dowodów, możemy jedynie stwierdzić, jakimi dowodami dysponujemy.

Jeśli więc obawiamy się, że bez przedstawienia dowodów nie wygramy sprawy, warto od razu oddać ją do sądu. Pomoc prawnika lub radcy prawnego może okazać się nieodzowna, szczególnie jeśli druga strona także będzie miała takie wsparcie.

Przed podpisaniem umowy dobrze jest także sprawdzić kontrahenta – a także samemu uzupełniać dane o nieuczciwych zleceniodawcach na portalu BIG.