Co robić, gdy klient zalega z płatnościami? 10 sposobów na niezapłacone faktury!

Nieterminowe płatności lub całkowity ich brak to problem niemal wszystkich przedsiębiorców. Jednoosobowe działalności, średnie firmy i duże przedsiębiorstwa – wszyscy borykają się z tym problemem. Niestety nieopłacone faktury wiążą się nie tylko z chwilowo mniejszych dochodem właściciela firmy, ale czasami także z brakiem płynności finansowej. Czy można ustrzec się przed nieuczciwymi kontrahentami? Co zrobić, gdy mimo przypomnień klient nadal nie płaci faktury?

Jak sprawdzić klienta przed podpisaniem umowy?

Zacznijmy od prewencji. Każdego potencjalnego klienta warto sprawdzić, zanim podpiszemy z nim umowę. Sprawdzamy więc, czy firma znajduje się na liście dłużników, w BIK, a także jakie na jej temat krążą opinie w internecie. Pojedyncze negatywne opinie nie powinny nas niepokoić, jednak wiele ostrzeżeń mogą stać się przesłanką, by umowy nie podpisywać. Każdą firmę sprawdzaj na:

• Jednoosobową działalność gospodarczą i spółkę cywilną https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/
• Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
  http://www.krs-online.com.pl/

 

Zadatki, zaliczki, etapy pracy – zabezpiecz swoje interesy już na etapie podpisywania umowy

W zależności od usług, jakie oferujemy, zarówno pracę, jak i wynagrodzenie za nią warto podzielić. Jeśli tworzymy strony internetowe, podzielmy swoją pracę na co najmniej trzy etapy i za każdy etap rozliczajmy się osobno. To wygodne zarówno dla naszego klienta, który będzie mógł na bieżąco śledzić efekty naszej pracy i ewentualnie prosić o poprawki – oraz dla nas. Jeśli za poprzedni etap pracy klient nam nie zapłacił, kolejnego zadania się nie podejmujemy. Możemy także podejmować wynagrodzenie liczone z góry.

Często jest tak, że nie możemy swojej pracy podzielić na etapy lub klient nie chce, nie ma czasu  kilkukrotnie się rozliczać. W takiej sytuacji możemy zaproponować:

• Zadatek – klient wpłaca określoną kwotę, której my nie musimy zwracać, jeśli dzieła nie wykonamy nie z naszej winy, nie musimy zwracać zadatku. Jeśli to my zawinimy i nie wykonamy zlecenia, musimy oddać podwójny zadatek.
• Zaliczka – częściej stosowana forma, zaliczkę należy oddać, gdy zlecenie nie zostanie wykonane z winy którejkolwiek ze stron.

Istnieją jeszcze inne możliwości zabezpieczenia: weksel, poręczenie, zastaw.

Przejrzyste faktury, wygodne formy opłacania faktur online, pieczęć prewencyjna

Zagadnienia związane z niewypłacalnością firm oraz traceniem płynności finansowej, co bywa konsekwencją tego pierwszego, są coraz częściej dyskutowane. Chociaż Polska jest w niechlubnej czołówce, jeśli chodzi o niepłacenie za faktury, w pozostałych krajach Unii Europejskiej jest tylko trochę lepiej. W związku z tym powstają różne badania i opracowania, podpowiadające pracodawcom, co mogą zrobić, by zminimalizować ryzyko takich sytuacji.

Wystawianie przejrzystych faktur powinno być naszym priorytetem. Czytelne i poprawne dane klienta oraz nasze, czytelny numer rachunku bankowego, widoczny termin zapłaty faktury sprawią, że opłacanie faktury będzie łatwiejsze, rzadziej więc odkładane na później.

Pieczęć prewencyjna i współpraca z firmą windykacyjną

Pieczęć prewencyjna stawiana na każdym dokumencie to informacja dla klienta, że poważnie i profesjonalnie podchodzimy do spraw rozliczeń i współpracujemy z firmą windykacyjną, która w razie zadłużeń, przejmuje obowiązki ściągania należności. To dość skuteczne i tanie narzędzie, warto jednak stosować jego łagodniejszą formę:

Bezpieczeństwo transakcji nadzorowane jest przez naszego partnera XYZ.

Zamiast:

Niepłacone w terminie należności windykowane będą przez XYZ.

Jeśli już borykamy się z problemem notorycznie nieopłaconych faktur, dobrze jest podjąć stałą współpracę z firmą windykacyjną lub kancelarią prawną, która zajmuje się takimi sprawami. Ściągalność długów będzie wyższa, a my zaoszczędzony czas poświecimy na szukanie nowych klientów.

Zapłać fakturę online

Jeśli faktury wysyłasz w formie internetowej, możesz umożliwić swoim klientom opłacanie ich przez serwis transakcyjny, np. PayU. Od każdej takiej transakcji będzie potrącona prowizja, ale ułatwienie płatności, może je znacznie przyspieszyć.

Rabat retro i rozliczanie VAT metodą kasową

Rabaty retro są coraz popularniejsze, najczęściej stosowane w przypadku usług abonamentowych. Warunkiem otrzymania rabatu na kolejną fakturę, jest terminowe opłacenie aktualnej. Taka wymierna korzyść terminowego opłacania faktur sprawia, że więcej osób opłaca rachunki i faktury na czas.

Innym sposobem jest wystawianie faktur metodą kasową. Jeśli roczny obrót nie przekracza 1,2 mln euro, możemy zgłosić chęć wystawiania takich faktur do urzędu skarbowego. Nasi klienci będą mogli odliczyć podatek VAT dopiero od zapłaconej faktury.

Klient nie płaci faktur – co robić?

Gdy wszystkie kroki zawiodą i nasz nie płaci faktur, nadszedł czas na formalne ponaglenia – wezwania do zapłaty oraz przedsądowe wezwania do zapłaty są dość skutecznym narzędziem, szczególnie gdy wystawia je prawnik. Gdy to nie podziała, sprawa skończy się sądzie. Będziemy musieli uzbroić się w cierpliwość, opłacić koszty sądowe, które zwrócą się dopiero po wygranej sprawie. Cierpliwość jednak się opłaca!